„Die einzigartige Autorenumgebung für die Technische Redaktion zur Erstellung anspruchsvoller und anwenderorientierter Produktdokumentation.“
Innovation für die Technische Redaktion
TechPub Studio® ist eine Component-Content-Management-Lösung (CCMS) zur Erstellung anspruchsvoller, technischer Produktdokumentation und ermöglicht die Integration der Technischen Redaktion in die Product-Lifecycle-Management-Strategie (PLM) eines Unternehmens. Das anwenderfreundliche und auf XML basierende Technische Redaktionssystem entfaltet dann sein volles Potential, wenn Autoren in Kooperation mit z. B. Ingenieuren, Übersetzern und Lieferanten anwenderorientierte Benutzerhandbücher, Reparaturanleitungen, Teilekataloge u.v.m. für komplexe und variantenreiche Produkte erstellen und auf unterschiedlichen Medien publizieren.
Single-Source-Publishing
Technische Publikationen werden in TechPub Studio® nicht mehr als ganze Einheit verwaltet, sondern aus einzelnen Inhaltsbausteinen – Module oder Topics genannt – zusammengesetzt. Die modularisierten Inhaltsbausteine (Texte, Grafiken, Tabellen etc.) können so zeitgleich und unabhängig voneinander bearbeitet werden. Jeder Inhaltsbaustein kann in mehreren Dokumenten und unterschiedlichen Dokumenttypen verwendet werden, was Zeit und Übersetzungskosten spart. Die Wiederverwendung birgt ein enormes Einsparpotential bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung.
Cross-Media-Publishing
Inhalte werden medienneutral im XML-Format (Extensible Markup Language) strukturiert und als Inhaltsbausteine in TechPub Studio® gespeichert. Das Layout der Inhalte kann dann beim Publizieren für verschiedene Zielmedien automatisch mit Hilfe von Stylesheets (XSL, CSS) generiert werden. Damit entfällt das aufwendige Formatieren von Inhalten per Hand (Desktop Publishing) bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung der Ergebnisse. Die Qualität zeichnet sich dabei durch das einheitliche Erscheinungsbild aus (Corporate Identity). Mit TechPub Studio® können so, ohne Mehraufwand für die Technische Redaktion, Publikationen für unterschiedliche Medien (Print, Web, Mobile, etc.) erzeugt oder auch an andere Systeme (z.B. Content-Delivery-Platform) übertragen werden.
Ein Studio für den Technischen Redakteur
TechPub Studio® rückt den Technischen Redakteur als Anwender mit seinen Aufgaben und Zielen in den Mittelpunkt. Durch das besonders anwenderfreundliche Redaktionssystem ist es den Autoren möglich, sich voll und ganz auf den Inhalt ihrer Publikationen zu fokussieren. Der Aufwand für die Informationsbeschaffung, Inhaltserstellung, Freigabe von Ergebnissen, das Verwalten von Übersetzungen u.v.m., wird durch die komfortable Funktionalität von TechPub Studio® minimiert. Die für die Arbeit notwendigen Tools und Systeme sind in einer Benutzeroberfläche integriert und stehen so dem Technischen Redakteur in seinem „Studio“ direkt zur Verfügung.
Präzise Klassifikation
Eine Klassifikation dient neben dem effizienten Finden von Inhalten auch der Erstellung von Varianten. Module, Grafiken, XML-Elemente und weitere Objekte können in TechPub Studio® einfach per Drag & Drop einer oder mehreren Klassifikationen (z. B. Zielgruppen, Produktserien) zugeordnet werden, womit ihnen eindeutige Charakteristiken (Parameter-Werte-Paare) zugeordnet werden. Die Suche nach bestehenden Modulen und weiteren Daten erfolgt dann anhand von Klassifikationsbäumen und/oder ausgewählten Werten, was die Recherche beschleunigt und die Wiederverwendung verbessert. Die Charakteristiken einer Klassifikation können auch zum Erstellen von Filtern verwendet werden, die wiederum zur Ableitung von Varianten genutzt werden. Anhand vorgegebener Werte können so klassifizierte Module herausgefiltert und eine spezifische Publikation (Variante) generiert werden.
Integrierter Editor & Autorenunterstützung
Der interne XML-Editor zum Erstellen von Inhalten spielt bei TechPub Studio® eine zentrale Rolle. Zum Einsatz kommt hier der leistungsstarke Oxygen XML Author der Firma SyncRo Soft – der einzige Editor, der alle XML-Schemasprachen komfortabel unterstützt. Gleichzeitig dient dieser als Schnittstelle, um Inhalte aus verschiedenen Quellen einfach per Drag & Drop zu verknüpfen. Im Zusammenhang mit der Klassifikation können Module aber auch Fragmente eines Textes (z. B. Sicherheitshinweise) beliebigen Kategorien zugeordnet werden. Das ermöglicht u. a. die Generierung auftragsbezogener oder produktspezifischer Produktdokumentation.
Übersichtliche Medienverwaltung
Das Media-Asset-Management (MAM) von TechPub Studio® bietet eine komfortable Verwaltung sowie crossmediale und sprachabhängige Verwendung von Medien – mit Komfortfunktionen wie z.B. skalierbarer Miniaturansicht, Vollbildmodus inkl. Grafikvarianten und Mouse-Over-Vorschau inkl. Metadaten. Ganz nach dem Prinzip des Single-Source-Publishing kann TechPub Studio® auch aus einer Quellgrafik automatisch alle benötigten Varianten (z. B. für PDF, HTML, Thumbnail etc.) erzeugen. Die Quelldatei kann zur Bearbeitung mit einem einfachen Doppelklick in die dazugehörige Anwendung geladen und bearbeitet werden. Anschließend kann das Ergebnis automatisiert in den Inhalten aktualisiert werden, in denen z.B. die Grafik verwendet wird.
Übersetzungsmanagement
Um Publikationen in mehreren Sprachen erstellen zu können, können Inhalte unter anderem aus TechPub Studio® an Übersetzungsdienstleister versendet und erstellte Übersetzungen wieder im System empfangen und verwaltet werden.
Übersetzungen können dabei für einzelne Inhaltsbausteine ebenso wie für gesamte Publikationen beauftragt werden. Dabei werden Zeit und Kosten eingespart, da jeder Baustein nur einmal übersetzt werden muss, egal wie häufig er wiederverwendet wurde.
Auf einen Blick ist stets erkennbar, welche Übersetzungen für eine Publikation fehlen, welche bereits vorhanden oder noch in Bearbeitung sind. Die Koordination der Übersetzungen kann durch einen verantwortlichen User erfolgen, ebenso kann aber auch ein vollautomatisches Versenden und Empfangen etwa über einen Remote-Speicherort eingerichtet werden.
Sichere Verwaltung von Versionen
Das Versionsmanagement in TechPub Studio® ermöglicht ein komfortables Verwalten versionierter Inhalte. Dazu werden Inhalte bei ihrer Freigabe „eingefroren“, sodass eine abgeschlossene Dokumentstruktur bzw. Publikationsstruktur mit allen Inhaltsbausteinen stets in der Form erhalten bleibt und auch nach Jahren noch reproduzierbar ist. Bei Änderungen kann für jeden Inhaltsbaustein individuell eine neue Version erstellt werden, wobei alle Vorversionen im Hintergrund erhalten bleiben.
Eine Publikationsstruktur kann mit einem Klick aktualisiert werden, sodass darin alle neuesten Versionen verwendet werden, sofern nicht anders vom Redakteur festgelegt. Ebenso kann für jeden Inhaltsbaustein seine Änderungshistorie nachvollzogen werden. Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Inhaltsbausteins können mithilfe des Inhaltsvergleichs übersichtlich dargestellt werden.
Workflows ohne Systembruch
Um typische Arbeitsabläufe im Redaktionsalltag von Anfang bis Ende im System abzubilden, bietet TechPub Studio® verschiedene Workflows an, z.B. für Review, Freigabe und Übersetzung der Inhalte. Mit diesen Workflows können Aufgaben gesteuert, der Status von Objekten geändert und auch Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer versendet werden.
Für jeden Schritt im Workflow können die jeweiligen Benutzer eine Nachricht in ihrer Inbox erhalten, welche die Aufgabe inkl. weiterer Details und Anhänge enthält. Das Abschließen einer Aufgabe durch Aktionen wie „Ablehnen“, „Genehmigen“, etc. ist direkt in der Inbox möglich.
Die Standard-Workflows können angepasst oder ergänzt werden, wenn z.B. komplexe, mehrstufige Review-Prozesse benötigt oder automatisiert Aktionen ausgeführt werden sollen. Es können aber auch bestehende Workflows in Teamcenter, wie z.B. ein Produkt-Freigabe-Prozesse, um die Bedarfe der Redaktion erweitert und verwendet werden.
Eine Quelle, viele Möglichkeiten
Im Idealfall geht die Erstellung der Technischen Dokumentation mit der Produktentwicklung einher. TechPub Studio® ermöglicht dazu die Integration der Technischen Redaktion in den Produktentwicklungsprozess eines Unternehmens und bringt den Technischen Redakteur direkt an die Quelle relevanter Produktinformationen. Dank dem Aufbau von TechPub Studio® auf Teamcenter®, ein PLM-System der Siemens Digital Industries Software, ist es der Technischen Redaktion möglich, Produktdaten aus der Entwicklung direkt für die Technische Dokumentation zu nutzen. Sie kann zudem in die Arbeitsabläufe der Produktentwicklung integriert werden. Autoren werden dann z.B. vom System über Änderungen an den Produkten informiert und können direkt Einblick in die geänderten Produktdaten nehmen. Der eigene Änderungsbedarf kann dann sehr einfach ermittelt und umgesetzt werden.
Technische Dokumentation als wichtiger Bestandteil des Produktlebenszyklus
Teamcenter® ist das weltweit am häufigsten eingesetzte System für Product-Lifecycle-Management (PLM). PLM ist ein Konzept zur nahtlosen Integration sämtlicher Informationen, die im Verlauf des Lebenszyklus eines Produktes anfallen.
Mit Teamcenter® können u. a. Produktdaten verwaltet und Prozesse zur Bearbeitung der Daten gesteuert werden. Dazu werden einzelne Bauteile getrennt von ihrer Produktstruktur in Teamcenter abgebildet. Daten aus den verschiedensten Applikationen (bspw. CAD, CAM und CAE) und Systemen (bspw. ERP und MES) werden dann mit dem betreffenden Bauteil in Teamcenter verknüpft.
Mit TechPub Studio® ist es nun möglich, die eigenen Daten in Teamcenter zu verwalten und mit den Bauteilen zu verknüpfen. Die PLM-Strategie eines Unternehmens wird so zum einen gestärkt und der Technischen Redaktion entstehen zum anderen zahlreiche Synergien.
Über uns
Als KGU-Consulting GmbH bieten wir den Kunden von der Siemens Digital Industries Software das Best-in-Class Redaktionssystem für Teamcenter® zur Erstellung und Bereitstellung anspruchsvoller Produktdokumentation an.
Das Unternehmen wurde zum 1. Juli 2002 von Herrn Günter und Herrn Hach gegründet und bestand zunächst in einer logischen Fortsetzung der IT-Beratungs- und Projektaktivität von Klaus Günter im PLM-Umfeld. Bereits im Jahr 2003 hatte die KGU basierend auf den Erfahrungen aus einem Kundenprojekt mit der Entwicklung eines Teamcenter-basierten Technischen Redaktionssystems begonnen. Die Software wurde im Jahr 2006 von der UGS (heute Siemens) in Teilen übernommen und unter dem Namen Teamcenter Content Management vermarktet.
